Aviso: este artículo no pretende decir que esta sea la manera de organizar congresos/conferencias/eventos, simplemente es la visión de cómo me gustaría que fueran, basándome en mi experiencia asistiendo a decenas de congresos y organizando algunos de ellos. Esto aplica fundamentalmente a los eventos organizados por y para la comunidad, donde no hay una empresa especializada en eventos, que gestione el evento. Este post será actualizado conforme recuerde más ideas que quiero contar o cambie de opinión.
Estamos en 2023. Hay más horas de videos con charlas buenas en internet, que los años de vida de un ser humano (varios órdenes de magnitud más). Pocas personas pueden impartir una ponencia, en formato monólogo/master class, mejor que las 10 charlas Ted más vistas. Es decir, es poco probable que un congreso pueda competir en calidad y cantidad, con el conocimiento que ya existe en internet, que podemos ver gratis desde casa. ¿Qué sentido tiene entonces asistir a un congreso para ver charlas?
Aún lo tiene, pero ir a ver charlas no debería ser el principal aliciente. Lo tiene porque estamos continuamente generando más conocimiento; novedades o mejoras. Lo tiene porque hay nuevas voces, nuevas y nuevos ponentes, con sus formas particulares de contar las cosas. Aunque generar contenido es cada vez más fácil con la IA, las experiencias personales de los humanos, son las que nos siguen interesando más. Una buena comunicación, en vivo, puede transmitir emociones mejor que un video. Es como ir a un concierto en vivo. Ahora bien, no hay muchas personas con la habilidad de despertar emociones en vivo, siendo realistas. Otro motivo para ir a ver charlas, es para apoyar a una compañera o compañero tuyo, que se alegrará de verte por allí. Otro motivo clave es poder participar en la charla, hacer preguntas o debate durante la misma. Con un video grabado no puedes interactuar, pero con una sesión en vivo, sí. Por eso, para mí, todas las charlas de congreso deberían de ser de 20 o 30 minutos, garantizando que la menos haya otros 20 de interacción con la audiencia, y que esa interacción esté preparada o ideada, para que ocurra. Me gustan más las sesiones tipo debate o taller, que el formato clase magistral. Las charlas que más nos gusta ver a la mayoría, son aquellas en las que se usa el humor, o el show, del tipo que sea. Aquellas en las que se cuentan historias y experiencias reales. Para el formato master class, suele quedar mejor grabar un video de estudio, que se edite y quede lo más limpio posible.
En mi opinión, las charlas no son lo más importante del evento. Lo más importante es conocer personas, intercambiar opiniones, experiencias… compartir. Aprender de otras personas y compartir. Generar debate, reflexión, etc. Las charlas pueden servir para disparar la conversación, siempre y cuando haya espacio para conversar después (o durante). El espíritu del evento, el ambiente de apertura y las ganas de compartir, son lo que prima en un congreso de tecnología. Es parte de lo que siempre se ha hecho en comunidades hacker o en eventos como las parties de la demoscene. Ibas allí a ver a tus amistades y a conocer gente.
Uno de mis formatos favoritos de evento, es la desconferencia, el formato open space. He co-organizado varios congresos con este formato, concretamente AOS y Socrates Canaries (socracan). Por supuesto, he asistido a muchos open spaces, y he podido aprender mucho de su organización y de su facilitación. Del espíritu de los open space se puede llevar mucho a los congresos con un formato tradicional, basado en un cartel de ponentes. No tienen por qué ser formatos opuestos.
Tanto si es formato de charlas tradicional como si es open space, uno de los pilares para crear el ambiente adecuado, es la facilitación. Las personas que toman el micrófono para presentar el evento, para dar la bienvenida o hacer el cierre, tienen que ser buenas comunicadoras. Esto marca una diferencia abismal, porque define todo el tono de la conferencia. Lo que se dice en el discurso de apertura, y cómo se dice, condiciona a la gente, para bien o para mal. Se debe explicar muy bien cuál es el espíritu de la conferencia, cuál es la actitud deseada y cómo hacer del evento el mejor evento posible. No vale decirlo de cualquier manera, porque lo que se hace con ese discurso es liderar, sentar las bases. Hay que hablar con claridad y seguridad, al mismo tiempo que mostrando humildad, apertura y agradecimiento. No es fácil. Presentar y cerrar un evento requiere mucha habilidad. Son dos momentos que la gente recuerda con el tiempo, por eso hay que preparar muy bien lo que se dice y cómo se dice. Hay que entrenarse. Esos discursos, el lugar donde se hacen, el ambiente que generan, es más importante que cualquiera de las charlas que vienen luego. Así pues, mi consejo es preparar muy muy bien y ensayar esta parte. El discurso de apertura va a influenciar el clima de respeto, de diversidad, de interacción, etc, que haya durante el evento.
El resto de personas de la organización también están dando ejemplo con su actitud. Se les tiene que ver con entusiasmo y con energía. Con una sonrisa, pese al cansancio acumulado de los días previos al congreso y al propio congreso. El trabajo debe quedar hecho antes del evento, como para poder disfrutar del evento cuando ocurre.
No debemos asumir que por haber organizado ediciones anteriores del evento, ya va a salir todo rodado. Son eventos que no tienen correlación. Un año puede ir muy bien y el otro puede ser mediocre. Hay que tener la humildad de reconocer que cada evento es independiente y es una oportunidad única de crear vínculos.
Independientemente del formato, la organización podría facilitar dinámicas donde la gente se conozca e incluso, se agrupa por intereses. Dinámicas para romper hielo, para fomentar que se hable de un tema, para hacer brainstorming colectivo, para empoderar a nuevas y nuevos ponentes…
Aunque en la interacción está el valor diferencial de los eventos, no me gusta llegar al extremo en el que todo el mundo se pasa el día bebiendo cerveza en el bar, o se van de fiesta toda la noche y no aparecen por la mañana. Ir de fiesta está genial, pero no es lo que mucha gente espera y quiere de un congreso. En el término medio está la virtud. Al haber tantos eventos, y no poder ir a todos, me gusta saber que de alguna manera justifico el gasto que hago yendo a uno. La organización del evento también es corresponsable de que estas cosas ocurran o no. Cómo se planifique el evento y cómo se comunique lo que se espera, impacta en lo que la gente hace.
La agenda del evento debería ser una fuente de información muy clara y precisa. Se debería cuidar mucho la información sobre lo que esperar de cada sesión, mediante una descripción amplia y clara, para que la gente se haga un itinerario de lo que quiere hacer, durante el evento. No debería haber tantos tracks en paralelo como para que en algunas charlas solo haya 5 personas. Se hace duro para las personas que llevan meses preparando la sesión, ver que solo van sus amistades. Está bien que haya más de un track a la vez, pero no demasiados, por respeto a quien presenta. De la misma manera, yo no competiría en formato: no pondría charlas de cartel con open space, a la misma hora. Dejaría huecos vacíos para la interacción o un bloque bien definido para open space, que no compita con las charlas de formato tradicional. Dejar al menos 15 minutos entre sesión y sesión, es clave para que la gente pueda asimilar, compartir opiniones y moverse sin prisa entre sesiones. Yo dejaría más bien huecos de 30 o 60 minutos. Prefiero los eventos donde hay e o 4 sesiones, que los eventos donde hay 8. No hay quien pueda asimilar 8 sesiones diferentes en un mismo día.
Las instalaciones deben permitir que la gente camine cómodamente sin chocarse con los demás. Debe haber espacio para poder sacar el portátil y trabajar, estudiar o mostrar algo. Las redes wifi deben funcionar bien. Se agradece mucho que el lugar esté limpio. Se agradece que haya espacios/zonas señalizadas y anunciadas para conocer gente, así como para descansar. Se agradece que las sillas no estén atornilladas al suelo y que no haya dos alturas en la sala (formato típico de aulas), para generar conversaciones entre iguales. Que haya papelógrafos (flipcharts), pizzarras, postits, u otros elementos para expresarse, en cualquier lugar.
Se agradece que las empresas que patrocinan respeten a la comunidad y no sean comercialmente agresivas ni explícitas. Ni para vender sus productos/servicios ni para captar talento. Que cuiden del buen ambiente del evento y de la comunidad, primero. También se agradece que la organización fomente que la gente quiera conocer a esas empresas, que se comportan de manera responsable y de verdad apoyan a la comunidad. Aquí hice un post sobre la comunidad, que habla del papel de las empresas
En casi todos los eventos a los que he asistido los dos últimos años, ha sido difícil o imposible comer bien o tomar café cuando uno quisiera. Comida escasa, fast food, largas colas para conseguirla y comida agotada para personas con intolerancias. Café malo o escaso, y dificultad hasta para conseguir agua. En los mejores eventos en los que he estado, la comida y la bebida estaban siempre disponible para cualquier persona, en cualquier momento y eran de buena calidad. Hay que tener ingenio para que esto se organice bien y desechar la idea de que todo el mundo puede salir a comer a la misma hora. No es posible servir bien a mucha gente a la vez, cuando hablamos de cientos o miles de personas. Los tracks podrían tener horarios diferentes para que la gente coma de manera escalonada, y la comida/bebida podría estar siempre disponible. No es nada fácil ni barato lo que estoy diciendo, pero yo, personalmente, agradezco muchísimo no pasar hambre ni sed en los congresos. Muy importante que la gente pueda conversar durante la comida, que haya suficientes mesas y sillas para sentarse y disfrutar de una conversación mientras se come. Comer juntos, nos une.
Es fundamental que la organización pida feedback sobre cada evento y que todo el mundo contribuya rellenándolo, con la información más concreta y clara posible. Los eventos pueden mejorar cada año, siempre y cuando haya feedback.
Lo importante de un evento es la experiencia. Podemos ser mucho más originales y crear congresos mucho más enriquecedores. Podemos cocrear experiencias inolvidables, como un viaje de fin de curso. Pueden ser experiencias transformadoras, para el sector y para la sociedad, aunque sea en pequeñas dosis. Es cuestión de darle a la imaginación y de tener muchas ganas/ilusión por crear esa experiencia. No tiene por qué ser todo a golpe de dinero.
Organizar un buen evento es muy difícil y lleva mucho tiempo. Quien diga que ya está todo hecho y que lanzar una nueva edición es fácil, es que no aspira a crear experiencias sobresalientes.