Los congresos, o conferencias de tecnología han vuelto con fuerza tras dos años de parón. Vuelven los eventos presenciales. He podido asistir a varios este año y como empresa hemos podido también patrocinar varios. Hay muchos, tantos que cuesta elegir a cuáles asistir y cuáles patrocinar. Lo más complicado este año es que muchos eventos se están anunciando con solo un mes o dos de antelación, lo cual hace imposible planificarse para asistir. Se entiende que haya habido poca antelación por la incertidumbre de las posibles restricciones. Para el año que viene, espero que ya no haya incertidumbre y las fechas se sepan con meses de antelación. Sería estupendo si el equipo de organización de cada evento nos facilitara más información para tomar mejores decisiones a la hora de enviar ponencias, asistir, o patrocinar, eso es la petición que hago en este artículo. Hay eventos organizados por un equipo de voluntarios que no cobra nada por su trabajo, la mayoría de los que conozco son de este tipo. Se trabaja mucho y duro de manera altruista para que el evento ocurra. Se siente presión cuando se acerca el evento y estrés durante el mismo. El evento se vive con preocupación, porque hay que estar pendiente de que todo vaya bien. No puedes ir a sesiones que te gustaría, te toca estar pendiente de todo el mundo. Yo mismo he estado en la organización de más de 6 congresos diferentes en los últimos 10 años, por lo que soy plenamente consciente de lo que implica. Hay eventos de tipo open space en los que no existe agenda, pero la mayoría siguen teniendo un formato de cartel de ponentes. Otro tipo de eventos en los que he estado cuentan con un equipo profesional que cobra por ese trabajo, son empresas que se dedican a la organización de eventos. Lógicamente, la entrada cuesta más dinero que un evento organizado por personas voluntarias (hasta 10+ veces más). La comida suele ser mucho mejor y las instalaciones también. El networking está muy cuidado, suele haber varias fiestas muy bien organizadas para conocer a gente y divertirse. Uno de mis eventos favoritos con organización profesional es Agile Testing Days en Berlin. La organización es espectacular; la diversión está garantizada, el nivel de las charlas y talleres es top y todo funciona de maravilla. Recomiendo a cualquiera que esté organizando eventos, que, si puede, vaya alguna vez a un congreso de este tipo para aprender y copiar todo lo que se pueda, salvando las diferencias económicas. En muchos congresos, si envías una solicitud de ponencia o taller y la aceptan, puedes estar en el congreso sin tener que pagar la entrada. Ir a ver cómo se organizan y se desarrollan eventos de otro tipo es muy enriquecedor.
Con tanto evento como hay, me encantaría que aquellos organizados por equipos de voluntarios copiasen de los profesionales:
- La fecha de celebración del evento se anuncia con 10+ meses de antelación, típicamente al terminar el evento se anuncia la fecha del siguiente año.
- La información para patrocinadores está disponible en todo momento. La negociación sobre precio de stands para empresas se hace con meses de antelación.
- El cartel de ponencias y talleres se anuncia al completo con 6+ meses de antelación. Esto es lo que más me gusta como asistente, porque puede elegir si el contenido me interesa lo suficiente como para elegir ese evento. Todas las sesiones cuentan con descripción y bio de las personas que presentan.
- La web explica perfectamente dónde se celebra el evento y cómo llegar, así como los posibles atractivos del lugar.
- Las entradas se pueden comprar con 6+ meses de antelación y no se agotan en 5 segundos o en unos pocos minutos. Suele haber descuento early bird cuando todavía falta mucho para el evento.
Algunos de estos puntos no se pueden conseguir en eventos organizados por comunidades, pero quizá ayude tenerlos presentes como objetivo aspiracional.
Las empresas tienen un presupuesto limitado anual para patrocinio de eventos. Si desde enero saben todos los eventos que quieren patrocinar durante el año, pueden elegir cuáles patrocinar y con cuanto dinero. Este año, el dinero destinado a patrocinio en nuestra empresa se nos ha terminado al llegar el verano, pero no dejan de llegarnos propuestas de patrocinio para los eventos del último cuarto del año. Llegados a este punto ya no podemos patrocinar más eventos, el presupuesto se ha gastado. Para el año que viene nos encantaría saber qué eventos habrá y cuánto cuesta patrocinarlos.
Espero que lo ocurrido este año no se convierta en la tendencia para los próximos años. Que los eventos estén organizados por personas voluntarias no quita que los asistentes y patrocinadores se merezcan el mejor trato y la mayor información posible, lo antes posible. Es importante que la gente sea agradecida, respetuosa y comprensiva con la organización, así como lo es que la organización sea humilde, altruista (de verdad) y que recuerde que está al servicio de la comunidad.
Por último, me parece interesante la reflexión sobre si es necesario que cada provincia organice su propio congreso, abierto al mundo, con el coste que esto implica para todos y para el medio ambiente. ¿Tiene sentido que las personas de la comunidad local se queden sin entrada porque las han comprado otras que viven a cientos o miles de kilómetros de distancia? ¿Tiene sentido unificar eventos? ¿Qué impacto tienen esos eventos?, ¿para qué se organizan?